Privacyverklaring Senz Uitvaartbegeleiding

Algemene gegevens
 
Telefoonnummer:               06-51 05 25 64
Emailadres:                           [email protected]
Website:                                 www.senz.nu
KvK-nummer:                       57590249
Versie:                                     augustus 2018
 
Inleiding
Senz Uitvaartbegeleiding BV, hierna te noemen “Senz” verricht per definitie persoonlijk werk voor de opdrachtgevers. Daarbij wordt met zeer veel zorgvuldigheid en respect omgegaan met persoonlijke informatie.
De website van Senz maakt gebruik van “cookies”. Via de website en/of contactformulieren op de website worden een naam, een telefoonnummer en een e-mailadres opgevraagd met als doel om in contact met u te komen en eventueel een afspraak te maken en/of een offerte uit te brengen. Daarnaast werkt Senz met nieuwsbrieven en/of mailings via e-maillijsten. Maar Senz neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen.
In principe vraagt Senz zo min mogelijk persoonlijke informatie op en vernietigt Senz deze na de wettelijke bewaartermijn als deze niet meer nodig zijn.
Er worden doorlopend technische en organisatorische maatregelen genomen om die persoonlijke informatie geheim en ontoegankelijk te houden.
Senz werkt samen met veel partijen (zie hieronder, bij “derde partijen”) waarbij het noodzakelijk is dat Senz persoonlijke informatie aan hen verstrekt. Deze partijen willen (juist) dat Senz zoveel mogelijk informatie doorgeeft en deze zo lang mogelijk bewaart. Daarnaast heeft Senz zich op diverse gebieden te houden aan contracten, wettelijke regels en overige verplichtingen.

​Met welk doel?
Senz verwerkt persoonsgegevens voor deze doeleinden:

• het uitvoeren van de overeengekomen overeenkomst;
• (als gevolg daarvan) het zo goed mogelijk begeleiden van opdrachtgevers bij uitvaarten;
• het inschakelen en instrueren van derden;
• het factureren van geleverde diensten en producten;
• het voldoen aan juridische en wettelijke verplichtingen;
• het voorkomen van fraude.

Welke gegevens?
Senz verwerkt, indien noodzakelijk, de navolgende (soorten of categorieën) persoonsgegevens van de overledene, opdrachtgever of overige betrokken personen die op eigen initiatief aan Senz zijn verstrekt, ten behoeve van de hierboven vermelde doelen:
Van de opdrachtgever, de contactpersoon en (soms) de overige gezinsleden verwerkt Senz:

• roepnaam, voornamen, voorletters
• achternaam inclusief voorvoegsels
• adres
• geboortedatum
• geboorteplaats
• BSN
• identiteitsbewijs (kopie)
• burgerlijke staat
• geslacht
• levensovertuiging/godsdienst
• telefoonnummer
• e-mailadres
• identiteitsbewijs (kopie)
• bankrekeningnummer/ kopie bankpas
• relatie tot overledene

Op welke AVG-grondslag
Senz verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden zoals omschreven in artikel 6 van de AVG:

• wettelijke verplichting
• uitvoering van een overeenkomst
• verkregen toestemming van betrokkene(n)
• gerechtvaardigd belang

Met welke derde partijen worden de gegevens gedeeld?
Senz deelt uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt onder andere te denken aan artsen en andere medici, gemeente, personeel van het hospice, de vervoerder, de verzorger, de leverancier van uitvaartkisten, de drukker/vormgever/ bezorger van de rouwkaart en advertenties, personeel van de locatie waar de begrafenis, crematie en/of de bijeenkomst vooraf en na afloop plaatsvindt, de ingehuurde cateraar, de leverancier van grafmonumenten, de licht- en geluidsprofessional, de spreker en/of ritueelbegeleider, freelance assistentes, de uitvaartbegeleiders en de dragers.
Met de derde partij die namens en in opdracht van Senz uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door Senz ingeschakelde derde partijen, die als verwerkings-verantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG.

​Dossier
Senz legt voor de uitvoering van de overeenkomst een schriftelijk en digitaal dossier aan. In dat dossier bevinden zich:

• opdrachtformulier
• registratieformulier
• draaiboek
• rouwkaart
• kostenbegroting
• foto’s
• muziek
• PowerPoint presentatie
• wensenformulier
• offertes van derden
• uitvaartpolissen
• formulieren van verzekering(en)
• advertentie(s)
• mail(s) naar derden
• akte van overlijden
• verlof tot begraven/cremeren
• dank/herinneringskaart(en)
• facturen
• liturgie

​Beveiliging
Senz hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval Senz gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal Senz in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.

Hoe lang?
Senz bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden of wet- en regelgeving. Kopieën van identiteitsbewijzen en bankpassen worden direct na de uitvaart vernietigd.
 
Waar heeft u, als betrokkene, recht op?
Met betrekking tot persoonsgegevens heeft u/de betrokkene recht op:

• informatie, inzage, correctie, aanvulling
• verwijdering, afscherming, beperking, verzet
• overdraagbaarheid
• intrekking van eerder gegeven toestemming

 
U kunt naleving van dit recht verzoeken via [email protected]
U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van Senz.
Let wel: er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Senz aan een verzoek van een betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven vanwege de geheimhoudingsplicht en/of wettelijke bewaartermijnen.
Tot slot heeft u het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens door Senz bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
 
Aanpassen van deze privacy-verklaring
Deze privacy-verklaring is opgesteld in november 2018. Senz heeft het recht de inhoud van deze privacy-verklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen.